10.10.12

Рубрика: Разное

Телефонный деловой этикет

Практически все считают, что умеют разговаривать по телефону. Казалось бы, чего уж проще – набирай и говори. Однако даже в личной телефонной беседе, не говоря уж о деловом телефонном общении, постоянно слышится «але» или «хто эта?».

При современной развернутой телекоммуникации появились правила служебной телефонной этики. Поэтому, если хотите оставлять впечатление образованного человека, обратите внимание на их соблюдение.

Правило первое: звонящему не принято говорить в трубку «алло». Принимающему звонок можно, но не желательно. В деловой телефонной беседе постарайтесь вообще не отвечать на звонки таким образом. Намного более профессионально и располагающе звучат такие слова, как «слушаю, здравствуйте, добрый день». Поприветствуйте друг друга профессионально.

Обязательно представьтесь: «мое имя такое-то, я работаю тем-то, там-то». Очень кратко изложите суть вопроса. Оговорите время, которое требуется для разговора по этому вопросу: «разговор займет пять минут, десять минут». Выясните, есть ли у Вашего собеседника время на решение этого вопроса, или лучше перезвонить ему позже.

Во время разговора подавайте сигналы обратной связи («так», «да-да», «понятно») – таким образом устанавливается контакт и налаживается более тесный диалог.

Телефонную трубку старайтесь поднять сразу, после первого же звонка. Если нет такой возможности – пусть звонящий оставит Вам сообщение. На оставленное сообщение принято отвечать на протяжении того же дня. Если у Вас не получится провести день в офисе, лучше переписать текст автоответчика: «я, такой-то, такого-то числа (сегодня), не смогу ответить на Ваш звонок, оставьте Ваше сообщение и завтра я Вам перезвоню». Учитывая, что современная связь дает возможность проверять служебную почту с мобильного, воспользуйтесь этим, чтобы перезвонить в тот же день.

Сообщение нужно оставлять очень краткое, в котором стоит отметить, кто звонит, в какое время и по какому вопросу. Подробности обсудить можно при дальнейшем разговоре. Длинные и бестолковые сообщения раздражают. Обязательно оставьте в сообщении номер для обратной связи, даже если он абоненту известен – не заставляйте его тратить время на поиск Вашего телефонного номера.

Во время разговора пользуйтесь тонкой психологической уловкой – улыбайтесь. Это помогает сделать разговор более продуктивным и сохранить позитивный тон.

И помните, что заканчивает разговор не тот, кому позвонили, а тот, кто позвонил. Так принято.


Комментариев нет